Mary Katefashion – Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen yang berisi prosedur operasi sistematis yang harus diikuti ketika suatu tugas diselesaikan. Untuk mendapatkan hasil maksimal dengan pengoperasian seefisien mungkin, ikuti prosedur ini. Fungsi SOP memeriksa sehingga tidak ada yang bekerja di luar sistem. Apa keuntungannya dan bagaimana prosedur operasi standar perusahaan dilakukan? Lihat di bawah untuk informasi lengkapnya.
Standar Operasional Prosedur Penting Bagi Perusahaan
SOP digunakan sebagai patokan atau pedoman untuk bekerja sesuai dengan prosedur, prosedur dan sistem operasi perusahaan. Selain itu, SOP juga digunakan sebagai tolak ukur pekerjaan yang sejalan dengan alat evaluasi pegawai. Prosedur operasi standar memainkan peran yang sangat penting dalam bisnis apa pun. Prosedur Operasi Standar dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengantisipasi berbagai situasi yang mungkin timbul dalam pelaksanaan bisnis. Perusahaan yang berkembang akan mencapai konsistensi jika mampu memenuhi SOP yang ditetapkan.
Tanpa SOP perusahaan, tampaknya semua bagian perusahaan tidak memiliki pedoman dan pedoman standar yang jelas. Sehingga efektifitas pekerjaan bisa menurun. Keberadaan SOP suatu perusahaan sangat penting untuk mencapai keuntungan yang maksimal sekaligus bekerja lebih efisien.
Tujuan dan Fungsi Standar Operasional Prosedur
SOP bisnis dibuat untuk tujuan tertentu. Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjaga konsistensi tindakan setiap karyawan di perusahaan. Di beberapa perusahaan, seorang manajer dapat mengetahui kualitas karyawannya berdasarkan bagaimana karyawan tersebut melakukan SOP yang sesuai. Jika karyawan belum optimal, penilaian dapat berupa pelatihan.
Selain tujuannya, SOP juga memiliki fungsi utama yaitu memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Jika mengacu pada SOP, setiap karyawan mengetahui langkah apa yang harus diambil dan apa yang tidak boleh dilakukan di tempat kerja. Selain fungsi utama tersebut, SOP juga memiliki fungsi penting lainnya:
1. SOP tersebut menjadi dasar hukum yang kuat jika suatu saat terjadi malfungsi pada pekerjaan Anda.
2. SOP dapat memberikan pengetahuan tentang kendala yang dihadapi karyawan.
3. Selain itu, SPO dapat memerintahkan karyawan untuk menjaga disiplin dalam bekerja.
Cara Membuat Standar Operasional Prosedur
Bagi Anda yang berencana membuat SOP perusahaan, berikut beberapa cara yang bisa Anda terapkan:
1. Langkah pertama adalah membuat janji. Langkah ini merupakan fondasi terpenting yang akan mempengaruhi kualitas SOP di masa mendatang.
2. Langkah selanjutnya adalah merencanakan aliran proses. Tujuan dari perencanaan alur proses ini adalah untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan penetapan format SOP, membuat template, dan mengakses SOP tersebut.
3. Kemudian kami melakukan wawancara dengan masing-masing karyawan. Ini untuk menetapkan aktivitas harian karyawan di tempat kerja dan untuk memahami cara kerja karyawan. Dengan melakukan ini, Anda akan tahu apa yang harus dijelaskan dalam SOP.
4. Setelah wawancara dengan karyawan, langkah selanjutnya adalah mulai menulis SOP. Setelah membuat SOP, ada baiknya SOP tersebut dibahas dengan pihak-pihak yang terlibat. Hal ini untuk mengetahui apakah terdapat gap atau inkonsistensi ketentuan yang ada pada SOP tertulis. Jika SOP dirasa sudah baik, maka dapat disosialisasikan dengan karyawan dan pihak terkait lainnya.
5. Setelah SOP dibuat, disetujui dan disosialisasikan, pelatihan harus dilakukan untuk memastikan SOP yang disusun berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan. Setelah pelatihan, Anda dapat memilih jangka waktu 6 hingga 12 bulan untuk melakukan penilaian. Penilaiannya nanti apakah ada yang salah dengan SOP, apakah ada penambahan atau penghapusan.
Keuntungan Standar Operasional Prosedur
Memiliki SOP perusahaan dapat memberikan beberapa keuntungan. Salah satu manfaat tersebut adalah dapat meminimalkan kesalahan dan kelalaian karyawan dalam bekerja. SOP berperan dalam standarisasi perusahaan. Artinya SOP tersebut akan dijadikan patokan dalam pekerjaan Anda untuk mengurangi kesalahan. Selain manfaat tersebut, SOP juga memiliki banyak manfaat lainnya. Seperti membantu mereka menjadi akuntabel, membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan pekerjaan mereka. Selain itu, juga menghindari tumpang tindih, membantu karyawan menjadi lebih mandiri, dan melaksanakan tugas secara konsisten dan efisien.
Referensi: